Erfolgreiches digitales Onboarding in 9 Schritten

Was ist digitales Onboarding?

Digitales Onboarding bedeutet, neue Mitarbeiter mithilfe digitaler Tools, Methoden und Prozesse einzuarbeiten. Anders als beim traditionellen Onboarding findet es vollständig online statt – von der Vorstellung der Teammitglieder über Schulungen bis hin zu ersten Aufgaben. Die digitale Einarbeitung wird immer beliebter, weil sie Zeit spart und ortsunabhängig funktioniert.

Warum digitales Onboarding immer wichtiger wird

Gerade seit der Corona-Pandemie setzen Unternehmen auf Homeoffice und Remote Work. Digitales Onboarding ist daher die Antwort auf eine Arbeitswelt, in der Flexibilität und digitale Lösungen eine große Rolle spielen. Neue Kollegen können sich schnell integrieren, ohne an einen festen Standort gebunden zu sein. Dieser Ansatz bringt viele Vorteile mit sich, wie etwa eine bessere Zeiteinteilung und einfacheren Zugang zu Schulungsmaterialien.

Vorteile des digitalen Onboardings

1. Zeitersparnis und Flexibilität:

Digitales Onboarding erlaubt es, Inhalte so anzubieten, dass neue Mitarbeiter selbst entscheiden können, wann sie welche Informationen abrufen. Man kann Videos, Dokumente und interaktive Aufgaben bereitstellen, die nach Bedarf abgerufen werden.

2. Kosteneffizienz:

Durch digitale Prozesse lassen sich Kosten reduzieren. Es fallen weniger Reisekosten an, und weniger Ressourcen werden für Schulungen vor Ort benötigt. Unternehmen können das Budget somit gezielt für hochwertige Schulungsinhalte oder spezielle Trainings nutzen.

3. Individualisierte Einführung:

Jeder Mensch lernt anders. Digitales Onboarding ermöglicht individuelle Lernpfade, bei denen auf Vorkenntnisse und Lernfortschritt eingegangen werden kann. Ein Beispiel: Während ein IT-Experte direkt ins technische Training starten kann, erhält jemand aus der Verwaltung vielleicht mehr Einführungen in die Unternehmenskultur.

4. Bessere Fortschrittsverfolgung:

Unternehmen können den Fortschritt neuer Mitarbeiter digital verfolgen. Systeme zeichnen auf, welche Schulungen abgeschlossen wurden und welche Inhalte noch fehlen. Dies gibt nicht nur dem Unternehmen eine Übersicht, sondern zeigt auch den Neuankömmlingen, welche Schritte sie noch absolvieren müssen.

Herausforderungen und Lösungen beim digitalen Onboarding

Technische Hürden überwinden:

Ein häufiger Stolperstein beim digitalen Onboarding sind technische Probleme. Wenn das System zu kompliziert ist oder Tools nicht richtig funktionieren, kann das frustrierend sein. Die Lösung: Eine gründliche technische Einführung und ein einfacher Zugang zu Support, falls technische Fragen auftauchen.

Soziale Integration sicherstellen:

Digitales Onboarding sollte nicht nur aus Schulungen bestehen. Es ist wichtig, neue Mitarbeiter sozial in das Team zu integrieren. Virtuelle Kaffeepausen, ein persönlicher „Buddy“ oder regelmäßige Video-Meetings fördern das Gemeinschaftsgefühl und geben Raum für Fragen.

Datenschutz und Compliance:

Beim digitalen Onboarding werden viele personenbezogene Daten online gespeichert. Datenschutz und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sind daher wichtig. Unternehmen sollten darauf achten, sichere Plattformen zu nutzen und die neuen Mitarbeiter entsprechend zu schulen.

Best Practices für erfolgreiches digitales Onboarding

1. Klare Kommunikation:

Klare Informationen und feste Ansprechpartner sind das A und O. Neue Mitarbeiter sollten genau wissen, was sie erwartet und wer ihnen bei Fragen weiterhilft. Beispiel: Ein gut strukturierter Zeitplan mit wichtigen Terminen schafft Orientierung und Sicherheit.

2. Geeignete Tools und Plattformen nutzen:

Ob MS Teams, Zoom oder Slack – die Wahl der richtigen Kommunikations- und Schulungsplattform ist entscheidend. Unternehmen sollten Tools nutzen, die sowohl für Video-Meetings als auch für das Teilen von Dokumenten geeignet sind.

3. Regelmäßiges Feedback einholen:

Am Anfang kann es hilfreich sein, regelmäßig nach Feedback zu fragen. Sind die Informationen verständlich? Wo gibt es noch Unsicherheiten? So können Unternehmen das Onboarding kontinuierlich verbessern.

4. Verwendung von Videos für persönliche Ansprache und Orientierung:

Videos helfen, das Onboarding persönlicher zu gestalten und geben den neuen Mitarbeiterwichtige Orientierung. Hier können sich Unternehmen frei gestalten, Anwendungsgebiete gibt es nahezu unzählige Möglichkeiten. Videos zu erstellen ist tatsächlich wesentlich leichter als die meisten denken. Wichtig hierbei ist die richtige Videosoftware, wie z.B. die Corporate Video Software für Einsteiger von cofenster.  Mit dieser und dem Support des Customer Success Teams kann jeder profesionelle Videos in 15 Minuten erstellen.

Tipp:

Begrüßungsvideos des Teams oder persönliche Willkommensbotschaften des neuen Vorgesetzten schaffen eine Verbindung. Ein kurzer Videorundgang durch das Büro oder eine digitale „Roomtour“ bietet zudem eine praktische Orientierung, falls später Besuche vor Ort geplant sind.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Implementierung von digitalem Onboarding

Ein gutes digitales Onboarding setzt eine klare Planung und strukturierte Umsetzung voraus. Dabei hilft es, das Onboarding in drei Phasen zu gliedern: Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung. Im Folgenden erhalten Sie Tipps für jede Phase, um sicherzustellen, dass neue Mitarbeiter optimal starten können.

1. Vorbereitung

Die Vorbereitung ist die Grundlage für ein erfolgreiches digitales Onboarding. Hier geht es darum, klare Ziele zu definieren und alle nötigen Materialien, Zugänge und Abläufe im Voraus zu planen.

Schritt 1: Zielsetzung und Strukturplanung

Definieren Sie konkrete Ziele für das Onboarding. Fragen Sie sich: Welche Kompetenzen und welches Wissen sollen die neuen Mitarbeiter am Ende der Einarbeitungszeit besitzen? Ein IT-Mitarbeiter wird andere Inhalte benötigen als jemand im Marketing.

Erstellen Sie einen strukturierten Onboarding-Plan, der alle notwendigen Themen umfasst – vom Kennenlernen des Teams bis zur Einführung in zentrale Unternehmenswerte und Prozesse. Ein Beispiel für die Struktur könnte sein:

• Tag 1–2: Willkommen und Vorstellung des Teams
• Woche 1-2: Einführung in Unternehmenskultur, IT,  Job-spezifische Schulungen und erste Aufgaben
• Woche 3–4: Integration und regelmäßige Feedbackgespräche

Schritt 2: Onboarding-Materialien und Zugänge vorbereiten

Stellen Sie sicher, dass alle digitalen Tools und Plattformen, die für das Onboarding benötigt werden, einsatzbereit sind. Dazu gehören:

• Login-Daten und Passwörter für wichtige Systeme.
• Onboarding-Portal: Ein zentrales Dashboard, das neue Mitarbeiterauf alle Ressourcen zugreifen lässt, von Schulungsvideos bis zu Anleitungen.
• Virtuelle Arbeitsplatz-Einrichtung: Testen Sie vorher die Funktionalität, um technische Probleme am ersten Tag zu vermeiden.

Schritt 3: Willkommenspaket und erste Informationen senden

Ein digitales Willkommenspaket mit einer Übersicht über die Unternehmenskultur, wichtige Ansprechpartner und ersten Aufgaben gibt Orientierung. Unternehmen können neue Mitarbeiter auch vorab mit einem personalisierten Video begrüßen oder eine kleine Aufgabe zur Vorbereitung schicken. Das schafft eine positive Atmosphäre und stärkt das Gefühl, willkommen zu sein.

2. Durchführung

In der Durchführungsphase startet das eigentliche digitale Onboarding. Diese Phase besteht aus der Einführung, den Schulungseinheiten und regelmäßigen Meetings, um neuen Mitarbeiter eine stabile Basis zu geben.

Schritt 1: Begrüßung und Orientierung schaffen

Ein gut gestaltetes Willkommensvideo oder eine Videokonferenz, in der die Geschäftsführung das Unternehmen vorstellt, kann sehr motivierend sein. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre neuen Teammitglieder virtuell vorzustellen. Führen Sie sie durch eine „virtuelle Büro-Tour“, in der Sie das Team und deren Rollen erläutern.

Schritt 2: Schulungseinheiten und Aufgabenbereiche definieren

Ein digitaler Lernplan sorgt für Struktur. Jede Abteilung kann Module erstellen, die Neulinge in ihrem eigenen Tempo durchlaufen können. Dabei könnten folgende Elemente enthalten sein:

• Interaktive Schulungen: Erstellen Sie Inhalte wie Quizze oder Videos, in denen die Arbeitsprozesse erklärt werden.
• Simulationen und Fallbeispiele: Gerade für technische oder kundenorientierte Berufe eignen sich praxisnahe Fallbeispiele. Simulationen schaffen eine sichere Umgebung, um sich auszuprobieren.
• Job Shadowing oder Peer-Learning: Bitten Sie erfahrene Teammitglieder, ein kurzes Video über ihren Arbeitsalltag zu erstellen oder bieten Sie die Möglichkeit, Meetings als „stiller Beobachter“ zu besuchen.

Schritt 3: Regelmäßige Check-Ins und soziale Integration

Nutzen Sie feste Check-In-Meetings, um den Fortschritt und offene Fragen zu besprechen. Ein digitaler „Buddy“ kann als Begleiter fungieren und sorgt dafür, dass sich die neuen Kolleg willkommen fühlen. Ein wöchentliches „Virtuelles Kaffee-Meeting“ oder eine lockere Runde mit dem Team kann ebenfalls das Gemeinschaftsgefühl fördern und ein Netzwerk aufbauen.

3. Nachbereitung und Evaluation

Nach dem Abschluss der ersten Wochen ist die Nachbereitung entscheidend, um das digitale Onboarding zu verbessern und den neuen Mitarbeiter langfristig eine Perspektive zu geben.

Schritt 1: Feedback einholen

Fragen Sie aktiv nach Feedback, um zu erfahren, was gut funktioniert hat und wo es noch Verbesserungsbedarf gibt. Fragen Sie beispielsweise:

• War die Einarbeitung ausreichend strukturiert und informativ?
• Gab es technische oder organisatorische Herausforderungen?
• Fühlen sich die neuen Mitarbeitergut ins Team integriert?

Erstellen Sie dazu eine kurze Umfrage oder führen Sie ein persönliches Gespräch.

Schritt 2: Erfolgskontrolle der Onboarding-Ziele

Überprüfen Sie, ob die festgelegten Ziele aus der Vorbereitungsphase erreicht wurden. Hat die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter alle nötigen Schulungen absolviert? Kennt er oder sie die Kernprozesse? Ein abschließendes Gespräch mit den jeweiligen Führungskräften gibt Einblick in die Fortschritte und hilft dabei, den Onboarding-Prozess noch effizienter zu gestalten.

Schritt 3: Kontinuierliche Begleitung und Weiterbildung anbieten

Auch nach der offiziellen Einarbeitung ist es sinnvoll, den neuen Mitarbeiter weiter zur Seite zu stehen. Bieten Sie Möglichkeiten für Fortbildungen und regelmäßig stattfindende Feedbackgespräche an. Dies trägt nicht nur zur Weiterentwicklung bei, sondern fördert auch die langfristige Bindung an das Unternehmen.

Diese detaillierte Herangehensweise hilft Ihnen, das digitale Onboarding systematisch zu gestalten und einen erfolgreichen Start für neue Mitarbeiter zu gewährleisten.

Praxisbeispiele für erfolgreiches digitales Onboarding

Viele Unternehmen haben digitale Onboarding-Programme erfolgreich umgesetzt. Ein gutes Beispiel ist ein internationales IT-Unternehmen, das neue Mitarbeiter weltweit einstellt. Mithilfe einer zentralen Onboarding-Plattform können neue Angestellte jederzeit auf Trainingsmaterial zugreifen. Regelmäßige Video-Meetings und ein digitales „Buddy-System“ unterstützen die soziale Integration.

Und besonders durch Videos fühlen sich neue Talente besser angesprochen als durch eine reine textbasierte Willkommens-mail. Hier ein gelungenes Beispiel, bei dem sich gleich jeder willkommen fühlt und auch die Kultur des Unternehmens erfährt.

In diesem Willkommens-Video des CEOs von TrueCar bekommt jeder neue Mitarbeitende einen guten Eindruck davon was die Personen in dem Unternehmen antreiben und auch, dass man sich nicht verstellen muss (wie der CEO im Anzug am Anfang des Videos).

Auch Start-ups nutzen oft digitales Onboarding. Ein junges Softwareunternehmen führt beispielsweise alle neuen Mitarbeiter durch eine interaktive „Onboarding-Tour“, bei der sie alle Abteilungen kennenlernen – ein Ansatz, der sowohl informativ als auch unterhaltsam ist.

Die Zukunft des digitalen Onboardings

In Zukunft wird digitales Onboarding weiter an Bedeutung gewinnen. Neue Technologien wie künstliche Intelligenz und Virtual Reality werden eine noch intensivere und interaktivere Einarbeitung ermöglichen. Mitarbeiter können sich so in virtuellen Umgebungen ausprobieren und Schulungen durchlaufen, die einem realen Arbeitstag sehr nahekommen.

Ein weiterer Trend ist die stärkere Automatisierung von Onboarding-Prozessen. So könnten beispielsweise personalisierte Lernempfehlungen automatisiert und individuelle Fortschrittsberichte erstellt werden. Der Weg geht klar in Richtung einer noch flexibleren und effizienteren Einarbeitung neuer Mitarbeiter.

Fazit: Digitales Onboarding erfolgreich gestalten

Digitales Onboarding ist mehr als nur ein Trend – es ist eine notwendige Anpassung an die moderne Arbeitswelt. Mit den richtigen Tools, einer strukturierten Planung und einer klaren Kommunikation können Unternehmen neue Mitarbeiter schnell und effektiv integrieren. Die Kombination aus Flexibilität, Kosteneffizienz und individuell angepassten Lernpfaden macht digitales Onboarding zu einer echten Bereicherung.

Durch das Beachten bewährter Praktiken und das Lernen aus erfolgreichen Beispielen kann jedes Unternehmen sein digitales Onboarding stetig verbessern und auf die Bedürfnisse der neuen Generation von Mitarbeiter abstimmen.